GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
PT. FITTRI ALPA SEJAHTERA
A. Profil PT. Fittri Alpa Sejahtera
PT. Fittri Alpa Sejahtera adalahsalahsatuperusahaanswastayang berkantorpusat di Pekanbaru. Didirikanpadatanggal 03Oktober 2010 yang anggarandasarnyadibuatdihadapanNotaris Fahrizal Aldi Mustari, SarjanaHukumNotaris di PekanbarudansudahmendapatkanpersetujuandanpengesahandariMenteriHukumdanHakAsasiManuasiaRepublik Indonesia padatanggal 05 Desember 2010.
Salah satupengembanganbisnis,PT. FittriAlpa Sejahtera yaitu;dibidangJasa Telekomunikasi yang bermitradengan PT. SmartfrenTbk. Bentukkerjasama yang dilakukanolehPT. FittriAlpa Sejahtera dengan PT. SmartfrenTbkadalahmenjadi distributorresmiprodukSmartfren yang bergerak di bidangjasatelekomonikasiberbasis CDMA. PenujukanPT. FittriAlpa Sejahtera selaku distributorresmiSmartfrenuntukwilayah Riau daratan..Salah satu factor pertimbangandariPemilikSahamPT. FittriAlpaSejahtera untukbergabungdengansmartrenkarenaperusahaantersebutcukupkuatdanmemilikistrategisbisnis yang smart. JumlahpelangganSmartfrensampaidenganpertengahan 2013 mencapai 9 jutapelanggan, danketersebarandistributor ada di daerahJabodetabek, PulauJawadan Bali, Sumatra dan Sulawesi.
Berdasarkan data statistik, Smartfrenmenguasaisekitar 17 % pasarselular di Indonesia.DenganbegitubesarnyapersainganantarDistributor semakinketatsertabanyaknya operator selular lain yang berbasisteknologi CDMA, seperti Telkom Flexi, M8, IndosatdenganStarOne, Bakrie Telecom denganEsia, Sampoerna Telecom denganCeria,mengakibatkansemakinketatnyapersainganantardistributor danhalinimenjaditantangan yang menarikbagiPT. FittriAlpa Sejahtera. Memperhatikansemakinmeningkatnyaanimomasyarakatterhadapproduksmartfren, makaRencanaKerjajangkapendekPT. FittriAlpa Sejahtera adalahmemperluas cluster di wilayah Sumatera, sedangkanuntukjangkapanjangnyamenjadisalahsatu distributor resmiSmarftrenberskalanasional.
VisidanMisiPT. FittriAlpa Sejahtera
Visi
Menjadi Distributor SMARFTREN terdepan yang mampumemberikanlayanandistribusiterbaikbagiMitra Outlet danseluruhpelanggan.
Misi
1. MelakukaninovasidistribusiuntukmemberikanKualitaspelayananyang diselaraskandengankebutuhanpelanggandangayahidup.
2. Membangunlink distribusikesemuaelemenmasyarakatyang berbasispadakepuasanmitra outlet, pelanggan yang fleksibeldancepat.
B. Divisi PT. Fittri Alpa Sejahtera
1. Komisaris
Komisaris merupakan pemegang saham yang kedudukannya tertinggi dalam perusahaan. Komisaris mempunyai wewenang melakukan pengawasan dan evaluasi atas segala tindakan dan kebijakan yang dilakukan oleh direksi perusahaan. Berhak menerima atau meminta bantuan kepada perusahaan dalam hubungan dewan direksi perusahaan untuk mengadakan penyelidikan terhadap sesuatu yang diragukan atau untuk kemajuan perusahaan.
2. Direktur
Bertugas untuk memimpin dan membina semua bawahannya dan bertanggung jawab terhadap semua PT. Fittri Alpa Sejahtera. Tugas utamanya adalah merencanakan, menata, melaksanakan dan mengawasi penyajian hasil perdagangan, pengembangan pemasaran dan penyelesaiaan hutang piutang.
3. Manager Human Resources Development (HRD)
Bertugas untuk melakukan pengawasan karyawan atau orang-orang yang akan berkerja, memberikan pelatihan, menempatkan sesuai dengan keahlian yang di miliki, mengawasi kinerja karyawan dan berwenag untuk memberhentikan karyawan.
4. Manager Operasional
Bertangggung jawab terhadap semua aktifitas perusahaan PT. Fittri Alpa Sejahtera secara administrasi dan secara operasional, bertanggung jawab untuk kebijakan-kebijakan yang di putuskan, bertanggung jawab untuk menandatangani cek dan kwitansi pengeluaran kas sesuai kuasa dan ketentuan yang telah di tetapkan. Tak kala penting manager operasional bertanggung jawab mengawasi pencapaian target penjualan serta rencana kerja yang ditetapkan. manager operasional juga bertanggung jawab mengawasi penyelesaian utang piutang perusahaan.
5. Manager Keuangan
Bertanggung jawab penuh atas kelancaran kerja bagian administrasi dan keuangan baik masalah teknis maupun non teknis, bertanggung jawab memeriksa kebenaran posisi kas harian, bertanggung jawab pendistribusian faktur penjualan, faktur pembelian dan faktur penerimaan piutang serta bertangung jawab membuat laporan keuangan perusahaan per priode.
6. Staf Human Resources Development (HRD)
Bertanggung jawab atas pengnelolaan SDM dalam perusahaan. pengelolaan dimulai dari rekrutmen, training, benefit/ keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan sedikit banyak dapat diberikan oleh karyawan, penilaian kerja, perencanaan karir, menghubungkan antara pekerja dengan perusahaan mulai dari peraturan perusahaan, informasi dan kebijakan yang ada serta pemutusan hubungan kerja.
7. Staf Administrasi
Bertanggung jawab untuk mengumpulkan setoran penjualan baik secara cash maupun transfer, bertanggung jawab mencocokkan, menyimpan dan mendistribusikan fatur-faktur setiap hari. Staf admin juga bertanggung jawab mendistribusikan dan membuat laporan harian, dan bertanggung jawab menerbitkan laporan harian, bulanan atau laporan lain yang dibutuhkan.
8. Staf Keuangan
Bertanggung jawab atas segala aktivitas keuangan. Tugas utamanya yaitu melakukan pengaturan transaksi dan membuat laporan keuangan perusahaan.
9. Costumer Service (CS)
Bertanggung jawab melayani konsumen yang datang ke galery Smartfren untuk complaint garansi maupun untuk membeli produk Smartfren. Mencatat penjualan galery setiap hari dan bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan galery.
10. Diraet Selling (DS)
Bertugas untuk pencapaian target penjualan berskala makro (besar) dengan melakukan kerjasama penjualan produk smartfren berskala besar. Misalnya antara RS. Awal Bross dengan PT. Balerang Sejahtera Prima Pekanbaru dimana semua karyawan RS. Awal Bross wajib memakai produk smatfren dan RS. Awal Bross akan membayar kredit kepada PT. Balerang Sejahtera Prima Pekanbaru.
11. Sales Force Ambasadori (SFA)
Bertugas untuk mencapai target penjualan bersekala mikro (kecil) dengan kawasan penjualan ke outlet-outlet atau toko-toko.
12. Stockis
Bertanggung jawab membuat laporan stock gudang, bertanggung jawab melakukan konfirmasi dengan bagian administrasi mengenai posisi barang gudang, bertanggung jawab mencocokkan bukti barang masuk dan keluar dengan laporan harian dan bertugas untuk membungkus barang yang akan dikirim ke pelanggan.
C. Sistem Penjualan PT. Fittri Alpa Sejahtera
PT. Fittri Alpa Sejahtera menggunakan dua metode penjualan, yaitu penjual tunai dan kredit.
1. Prosedur Penjualan Tunai
Pada penjualan tunai, prosedurnya yang digunakan tidak menyulitkan konsumen. Konsumen bisa dangtang ke PT. Fittri Alpa Sejahtera untuk memilih produk yang mereka inginkan dan melakukan pembayaran chash atau transfer ke RekeningPT. Fittri Alpa Sejahtera , atau bisa juga lewat sales jika konsumen melakuakan pembelian lewat sales, yaitu dengan memilih barang yang di ingikan dan melakukan pembayaran. Setiap penjualan nantinya akan di setorkan sales ke bagian administrasi. Agar pelaksanaan penjualan tunai tersebut berjalan dengan lancar dan dapat di awasi, makaPT. Fittri Alpa Sejahtera memiliki fungsi dari bagian-bagian yang terlibat dalam penjualan tunai, bagian-bagian tersebut adalah:
a. Bagian Penjualan
1) Memberikan informasi kepada pembeli/ pelanggan yang ingin mengetahi informasi harga barang dan penjelasan detail mengenai produk produk yang ingin dibeli.
2) Mengadakan transaksi penjualan
3) Membuat faktur penjualan tunai dua rangkap, satu untuk garansi distributor dan satu lagi garansi untuk pembeli (konsumen).
4) Menerima pembayaran atas transaksi yang terjadi
b. Bagian Administrasi
1) Berfungsi untuk mencatat stock dan mengontrol barang masuk dan keluar
2) Bertanggung jawab pada bagian keuangan dan membuat laporan penerimaan kas secara manual dan secara sistem komputerisasi baik itu pembayaran chash atau trasnfer kedalam rekening BankPT. Fittri Alpa Sejahtera .
3) Menyetorkan uang penjualan chash kepada bagian keuangan setiap harinya.
c. Bagian Keuangan
1) Bagian keuangan befungsi menerima kas dari bagian administrasi
2) Membuat laporan penerimaan kas secara manual dan komputerisasi.
3) Menyetorkan kas kedalam rekening bankPT. Fittri Alpa Sejahtera.
d. Bagian Gudang
1) Mencatat barang masuk dan barang keluar
2) Menyediakan barang yang akan di serahkan kepada sales dan konsumen
3) Membungkus barang yang akan dikirimkan kepada konsumen.
4) Menyerahkan barang yang telah di bungkus kepada bagian penjual
2. Prosedur Penjualan Kredit
Dalam penjualan kredit hampir sama dengan penjualan tunai, perbedaanya penjualan kredit pembayaran dengan angsuran atau bertahap sampai masa waktu yang telah ditetapkan dari awal pembelian, sedangkan pembelian tunai langsung lunas. Salah satu cara untuk meningkatkan volume penjualan dan mempertahankan pelanggan serta menarik pelanggan-pelanggan baru, untuk itu PT. Fittri Alpa Sejahtera menyediakan fasilitas keredit untuk konsumen.
Perusahaan juga melakukan penjualan secara keredit tapi bukan untuk terhadap konsumen perorangan yang datang ke perusahaan tapi lebih kepada karyawan istansi, badan usaha dan perusahaan yang mengadakan kerjasama denganPT. Fittri Alpa Sejahtera. Kebijakan penjualan kredit merupakan salah satu bentuk pengawasan freventif untuk mengawasi kemungkinan-kemungkinan kerugian yang akan ditimbulkan akibat lemahnya kebijakan penjulan kredit yang ditetapakan oleh perusahaan.
Untuk memperkrcil resiko piutang tak tertagih, perusahaan membuat kebijakan keredit yang mesti diterima konsumen. Dimana karyawan bersidia gajianya dipotong untuk perkreditan yang diambilnya. Maka dibuatlah persyaratan-persyaratan yang harus dilengakapi konsumen yang harus di lengkapi untuk kerjasama kredit. Syarat-syarat penjualan kredit di PT. Fittri Alpa Sejahtera adalah:
1) Foto Copy KTP
2) Surat keteranagn kerja
3) Surat keteranagan bersedia di potong gaji dari temapat bekerja
4) Surat perjanjian kerjasama antar istansi, perusahaan atau badan usaha.
Persyaratan di atas bertujuan untuk memperkecil kemungkinan adanya piutang tak tertagih. Jadi PT. Fittri Alpa Sejahtera apabila terjadi permasalahan dalam kerjasama tidak berhubungan drngan orang pribadi yang melakuakan kerjasama tapi langsung ke tempat keja pegawai/ karyawan yang melakukan pembelian kredit dengan PT. Fittri Alpa Sejahtera.Berikut akan di uraikan mengenai bagian-bagian yang terlibat serta fungsi bagian tersebut dalam penjualan kredit pada PT. Fittri Alpa Sejahtera.
1. Bagian Penjualan
Menawarkan kerjasama barang smatfren kepada karyawan perusahaan, istansi dan kepada badan usaha untuk melakukan kerjasama penjualan kredit terhadap staf/ karyawannya. Menginformasikan frosedur dan persyaratan kredit.
2. Bagian Manager Operasional
Menyiapkan surat perjanjian penjualan kredit yang nantinya akan menjadi kerjasama yang saling menguntungkan dan mengikat keduanya. mengadakan perjanjian kerjasama antara kedua belah pihak. Menagih piutang apabila telambat bayar dari pihak yang bekerjasama.
3. Staf Administrasi
Mencatat pembukuan kerjasama tentang kerjasama kredit. Menginformasikan piutang yang timbul akibat kerjasama kredit ke manajer operasional. Mencatat pembayaran kedit bulanan yang di bayarkan oleh konsumen.
4. Staf Keuangan
Mencatat pendapatan kas atas piutang usaha dan menyediakan laporan tentang keredit.
5. Bagian Gudang
Menyiapkan barang yang akan diorder dan mengemasnya untuk dikirimkan
D. Sistem yang Perlu Dibangun PT. Fittri Alpa Sejahtera
Karena KarenaPT. Fittri Alpa Sejahtera Pekanbaru adalah perusahaan distributor yang kegiatan utamanya melakukan penjualan baik secara tunai maupun kredit. PT. Barelang Sejahtera Prima Pekanbaru mempekerjakan satu orang untuk bagian administrasi yang bertugas untuk mencatat persediaan masuk dan keluar, mencatat setoran kas tunai (uang tunai atau trasfer), mencatat setoran atas ansuran piutang dari konsumen dan menerima uang setoran tunai dari bagian penjualan (CS, DS dan SFA). Menurut penulis pengendalian Intern kurang efektif karena adanya celah-celah dimana kemungkinan pemalsuan data penyelewengan bisa terjadi. Seharusnya bagian persediaan, bagian admin penjualan tunai dan administrasi penjulan keredit dilakuakan oleh orang yang berbeda yang di pekerjakan di sana.
Sistem akuntansi merupakan suatu kegiatan administrasi dalam menyelenggarakan akuntansi yang digunakan suatu perusahaan. Jika dalam sub sistem tidak berfungsi denagan baik maka kegiatan suatu perusahaan tidak berjalan dengan prosedur-prosedur yang berlaku. Untuk memenuhi kebutuhan suatu informasi akuntansi suatu perusahaan maka di susunlah suatu sistem akuntansi, Sistem ini diharapakan dapat menghasilkan informasi yang baik, efektif dan berguna bagi pihak dalam intern perusahaan maupun pihak luar extern perusahaan yang berkepentingan. Dalam sistem akuntansi penjualan Karena PT. Fittri Alpa Sejahtera adalah perusahaan distributor yang kegiatan utamanya melakukan penjualan baik secara tunai maupun kredit. PT. Fittri Alpa Sejahtera mempekerjakan satu orang untuk bagian administrasi yang bertugas untuk mencatat persediaan masuk dan keluar, mencatat setoran kas tunai (uang tunai atau trasfer), mencatat setoran atas ansuran piutang dari konsumen dan menerima uang setoran tunai dari bagian penjualan (CS, DS dan SFA). Menurut penulis pengendalian Intern kurang efektif karena adanya celah-celah dimana kemungkinan pemalsuan data penyelewengan bisa terjadi. Seharusnya bagian persediaan, bagian admin penjualan tunai dan administrasi penjulan keredit dilakuakan oleh orang yang berbeda yang di pekerjakan di sana.
Sistem akuntansi merupakan suatu kegiatan administrasi dalam menyelenggarakan akuntansi yang digunakan suatu perusahaan. Jika dalam sub sistem tidak berfungsi denagan baik maka kegiatan suatu perusahaan tidak berjalan dengan prosedur-prosedur yang berlaku. Untuk memenuhi kebutuhan suatu informasi akuntansi suatu perusahaan maka di susunlah suatu sistem akuntansi, Sistem ini diharapakan dapat menghasilkan informasi yang baik, efektif dan berguna bagi pihak dalam intern perusahaan maupun pihak luar extern perusahaan yang berkepentingan.
Dalam sistem akuntansi penjualanPT. Fittri Alpa Sejahtera belum melakuakan sistem pencatatan yang baik, karnaya terdapat beberapa kekeurangan dalam:
1. Pembagaian Tugas dan Tanggung Jawab
Dalam pembagian tanggung jawab fungsional ini belum dilaksanakan dengan baik, yaitu karena belum ada pemisahan tugas berdasarkan fungsinya. terdapat kekurangan pada bagian pencatatan administasi penjualan tunai, bagian administrasi keredit dan persediaan yang di bebenkan pada satu orang yakninya bagian stafadminstarasi. Untuk menghindari kecurangan-kecuranagn akibat sistem kerja yang merangkap, sebaiknya sistem kerja PT. Fittri Alpa Sejahtera diperbaiki dengan melengkapi setiap fungsi dari sistem kerja karyawan. Demi berjalannya suatu sistem kerja yang baik, perusahaan sebaiknya memisahkan pembukuan persediaan, pembukuan penjualan tunai dan pembukuan penjualan kredit. Stok opname dilakukan sebaiknya dilakukan dalam setiap akhir bulan.
